Unser TeBihi e.V. muss zur Betreuung seiner Mitglieder deren personenbezogene Daten verarbeiten.
Dies beginnt beim Eintritt in den Verein. Dabei werden nur solche Daten erhoben, die für die Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich sind.
Dies sind:
- Name, Vorname
- postalische Anschrift
- elektronische Kontaktdaten, wie E-Mail und Telefonnummern, sofern vom Mitglied bereitgestellt
- Kontoangaben bei Einwilligung zur Lastschrift
- Angaben zu Mitgliedsbeiträgen, Spenden und Patenschaften
- Angaben, welche Nachrichten das Mitglied erhalten möchte
- bei Funktionsträgern deren Aufgaben
- Zustimmung / Ablehnung der öffentlichen Nennung als Spender bzw. Zustimmung der Veröffentlichung von Bildmaterial
Innerhalb des TeBihi e.V. sind die Aufgaben abgegrenzt und bestimmten Funktionsträgern zugewiesen. Wer für welche Aufgaben zuständig ist, wird durch die Satzung und die Geschäftsordnung bestimmt. Für den Umgang mit den Mitgliederdaten gilt, dass jeder Funktionsträger nur die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Mitgliederdaten kennen, verarbeiten und nutzen darf.
Konkret: Kontodaten sind nur dem engen Kreis, der mit der Abrechnung betrauten Personen (Schatzmeister und Vertreter)(-) zugänglich.
Ein Mitgliederverzeichnis mit Kontaktdaten ist den Mitgliedern des Vorstandes sowie den mit der Verteilung von Informationsschriften betrauten Mitgliedern(-) zugänglich.
Öffentlich zugängliche Informationen (Vereinswebseite, Newsletter usw.) enthalten personenbezogene Informationen in Schrift und Bild nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Genannten. Jedes Vereinsmitglied wird rechtzeitig informiert, was wann, wo und auf welchem Wege der Öffentlichkeit bekannt gemacht wird, damit der Veröffentlichung widersprochen werden kann, sofern es persönlichen Angaben zu ihr/ihm enthält.
Die für die Verwaltung und Abrechnung notwendigen elektronischen Daten werden auf deutschen Servern gespeichert (Nennung folgt). Die Mitgliederdaten des TeBihi e.V. werden an keinen Dachverband oder sonstige Dritte weitergegeben.
Löschen von Mitgliederdaten.
Erklärt ein Mitglied seinen Austritt bzw. widerruft die Einwilligung zur Datenspeicherung, so werden diese aus dem Mitgliederverzeichnis (siehe oben) entfernt und in der zentralen Datenerfassung entsprechend markiert. Die Löschung aus dieser Datenerfassung geschieht dann, wenn nach dem Austritt eines Mitgliedes nicht mehr mit Rückfragen und desgleichen wegen der erloschenen Mitgliedschaft gerechnet werden muss. In der Regel ist dies nach Abschluss des Kassenjahres.